엑셀로 버틸 수 있는 한계선 - 넘어갈 시점을 아는 법
중소 제조업체 대부분이 엑셀로 생산 현황을 관리합니다. 그리고 시스템을 파는 쪽에서는 대개 이렇게 말합니다. "엑셀은 한계가 있습니다."
맞는 말이지만 도움이 되는 말은 아닙니다. 한계가 있다는 건 다들 압니다. 문제는 그 한계가 지금 왔는지 아직 안 왔는지를 모른다는 것입니다.
이 글은 그 선을 긋습니다.
먼저, 엑셀은 좋은 도구입니다
제조 현장에서 엑셀이 살아남은 이유가 있습니다.
- 새 요구가 생기면 그 자리에서 열을 하나 추가하면 됩니다. 시스템은 개발 요청서를 써야 합니다
- 교육이 필요 없습니다. 이미 다 씁니다
- 비용이 0원입니다
- 회사의 실제 업무 방식을 그대로 담을 수 있습니다
시스템을 넣었다가 결국 엑셀로 돌아오는 회사가 적지 않은데, 대개 이 네 가지 때문입니다. 엑셀이 나빠서 문제가 생기는 게 아니라, 엑셀이 감당할 수 없는 일까지 맡고 있을 때 문제가 생깁니다.
수치 기준은 제조업에 잘 맞지 않습니다
"품목 1,000개 이상이면 시스템으로" 같은 기준을 본 적 있으실 겁니다. 이런 기준은 대부분 유통이나 이커머스의 재고관리에서 나온 것입니다.
제조는 다릅니다. 품목이 200개뿐이어도 공정이 여러 갈래로 나뉘고 합쳐지면 엑셀로 추적하기 어렵습니다. 반대로 품목이 2,000개여도 단순 조립이고 하루 한 번 집계로 충분하다면 엑셀로 버틸 수 있습니다.
제조에서 한계를 결정하는 것은 개수가 아니라 기록의 성격입니다. 얼마나 자주 갱신되고, 몇 사람이 동시에 손대고, 나중에 되짚어봐야 하는지가 결정합니다.
그래서 숫자 대신 증상으로 판단하는 편이 정확합니다.
한계에 도달했다는 일곱 가지 신호
1. "어느 게 최신 파일이죠?"라는 질문이 나온다
파일명이 `생산일보_최종`, `생산일보_최종_수정`, `생산일보_최종_수정2`로 늘어납니다. 누군가는 구버전을 보고 일하고 있습니다.
이 질문이 한 달에 몇 번 나오는지 세어보십시오. 주 1회 이상이면 이미 넘어간 상태입니다.
2. 두 사람이 동시에 열지 못한다
"제가 지금 열어놨으니 나중에 여세요"가 일상이 되면, 그 파일은 이미 데이터베이스가 해야 할 일을 하고 있는 것입니다.
공유 드라이브의 동시 편집 기능으로 버틸 수 있지만, 그 방식은 수식이 많은 파일에서 깨지기 쉽습니다.
3. 같은 값을 두 파일에서 다르게 본다
생산팀 파일의 실적과 자재팀 파일의 투입량이 안 맞습니다. 회의 때마다 "그 숫자가 왜 다르냐"로 시간을 씁니다.
이건 가장 위험한 신호입니다. 숫자가 안 맞기 시작하면 사람들은 시스템이 아니라 자기 파일을 믿습니다. 그러면 파일이 더 늘어나고 문제가 커집니다.
4. 취합하는 시간이 입력하는 시간보다 길다
각 라인이 각자 엑셀에 적고, 그걸 한 사람이 모아 붙입니다. 매일 아침 한두 시간씩 취합만 하고 있다면, 그 시간은 아무 가치도 만들지 않는 시간입니다.
취합 시간이 입력 시간을 넘어서면 구조가 잘못된 것입니다.
5. 파일을 만든 사람만 고칠 수 있다
수식이 여러 시트를 넘나들고, 어디를 건드리면 어디가 깨지는지 그 사람만 압니다. 그 사람이 휴가를 가면 아무도 못 고칩니다.
엑셀은 만들기 쉽지만 남이 읽기는 어려운 도구입니다. 이 문제는 파일이 정교해질수록 심해집니다.
6. 과거를 되짚어볼 수 없다
지난달 그 시점에 재고가 얼마였는지, 그 로트가 언제 어느 설비에서 나왔는지 물으면 답이 안 나옵니다. 엑셀은 대개 덮어쓰기 때문입니다.
고객사가 이력 추적을 요구하거나 클레임이 들어오면 그때 문제가 됩니다. 추적성이 필요해진 순간 엑셀은 답이 없습니다.
7. 현장에서는 볼 수 없다
파일이 사무실 PC나 공유 드라이브에만 있습니다. 정작 데이터를 만드는 현장에서는 자기가 입력한 것이 어떻게 쓰이는지 볼 수 없습니다.
이 구조에서는 입력이 점점 부실해집니다. 현장 입장에서 입력은 그냥 추가 업무이기 때문입니다.
몇 개면 넘어가야 하는가
신호마다 무게가 다릅니다. 개수보다 어떤 신호인지가 중요합니다.
| 신호 | 성격 | 판단 |
|---|---|---|
| 3. 값이 안 맞는다 | 치명 | 하나만 있어도 넘어갈 시점 |
| 6. 과거를 못 본다 | ||
| 1. 버전이 늘어난다 | 누적 | 두 개 이상이면 검토 시작 |
| 2. 동시에 못 연다 | ||
| 4. 취합이 더 오래 걸린다 | ||
| 5. 만든 사람만 고친다 | 위험 | 당장은 굴러가지만 사람이 바뀌면 멈춤 |
| 7. 현장에서 못 본다 |
3번과 6번은 하나만 있어도 넘어갈 시점입니다. 값이 안 맞는 상태와 이력을 못 보는 상태는 시간이 지난다고 나아지지 않고, 오히려 틀린 데이터가 계속 쌓입니다.
나머지는 불편함의 문제입니다. 불편은 참을 수 있지만, 틀린 숫자는 참으면 손해가 커집니다.
넘어간다고 다 해결되지는 않습니다
여기서 중요한 단서를 하나 붙여야 합니다.
3번(값이 안 맞는다)이 코드 체계 문제라면, 시스템을 넣어도 그대로입니다. 같은 부품을 부서마다 다르게 부르고 있다면 그 혼란은 시스템 안으로 옮겨갈 뿐입니다.
오히려 나빠지는 경우도 있습니다. 엑셀에서는 담당자가 머릿속으로 보정하며 처리하던 것이, 시스템에서는 보정 없이 그대로 계산되기 때문입니다. 그러면 "시스템 넣고 나서 숫자가 더 이상해졌다"는 결론이 납니다.
그래서 순서는 이렇습니다.
- 품목·BOM·공정 코드 체계를 먼저 정리한다 (예산 없이 가능)
- 정리된 상태에서 시스템을 검토한다
1번을 건너뛰고 2번으로 가면, 시스템 구축 과정에서 결국 1번을 하게 됩니다. 그때는 화면과 로직이 이미 만들어지고 있어서 훨씬 비쌉니다.
엑셀을 버리는 것이 아니라 역할을 바꾸는 것
시스템을 넣는다고 엑셀이 사라지지 않습니다. 사라져서도 안 됩니다.
| 맡길 일 | 도구 | 이유 |
|---|---|---|
| 기록·이력·동시 입력 | 시스템 | 덮어쓰기가 안 되고 여러 명이 동시에 쓴다 |
| 일회성 분석·시뮬레이션 | 엑셀 | 바로 만들고 바로 버릴 수 있다 |
| 보고서 가공·외부 제출 | 엑셀 | 양식이 자주 바뀐다 |
| 정기 집계·지표 | 시스템 | 매번 같은 작업이라 자동화 이득이 크다 |
정리하면 기록은 시스템이, 가공은 엑셀이 맡는 구조입니다. 시스템에서 데이터를 내려받아 엑셀로 분석하는 방식이 가장 오래갑니다.
실제로 시스템 도입에 성공한 회사에서도 엑셀 사용량은 크게 줄지 않습니다. 다만 엑셀에 원본이 없어질 뿐입니다. 그 차이가 전부입니다.
정리
엑셀에서 넘어갈 시점은 파일 개수나 품목 수로 정해지지 않습니다.
숫자가 안 맞기 시작했거나, 과거를 되짚어볼 수 없게 됐다면 그때가 선입니다. 나머지 신호들은 불편의 문제이고, 견딜 수 있는 동안은 견뎌도 됩니다.
그리고 넘어가기 전에 코드 체계를 정리하십시오. 그것 없이 넘어가면 같은 문제를 더 비싼 곳으로 옮기는 일이 됩니다.
다음 글에서는 자동화를 만들어놓고도 결국 손으로 돌아가게 되는 과정을 다루겠습니다.