엑셀로 버틸 수 있는 한계선 - 넘어갈 시점을 아는 법

중소 제조업체 대부분이 엑셀로 생산 현황을 관리합니다. 그리고 시스템을 파는 쪽에서는 대개 이렇게 말합니다. "엑셀은 한계가 있습니다."

맞는 말이지만 도움이 되는 말은 아닙니다. 한계가 있다는 건 다들 압니다. 문제는 그 한계가 지금 왔는지 아직 안 왔는지를 모른다는 것입니다.

이 글은 그 선을 긋습니다.

먼저, 엑셀은 좋은 도구입니다

제조 현장에서 엑셀이 살아남은 이유가 있습니다.

• 새 요구가 생기면 그 자리에서 열을 하나 추가하면 됩니다. 시스템은 개발 요청서를 써야 합니다
• 교육이 필요 없습니다. 이미 다 씁니다
• 비용이 0원입니다
• 회사의 실제 업무 방식을 그대로 담을 수 있습니다

시스템을 넣었다가 결국 엑셀로 돌아오는 회사가 적지 않은데, 대개 이 네 가지 때문입니다. 엑셀이 나빠서 문제가 생기는 게 아니라, 엑셀이 감당할 수 없는 일까지 맡고 있을 때 문제가 생깁니다.

수치 기준은 제조업에 잘 맞지 않습니다

"품목 1,000개 이상이면 시스템으로" 같은 기준을 본 적 있으실 겁니다. 이런 기준은 대부분 유통이나 이커머스의 재고관리에서 나온 것입니다.

제조는 다릅니다. 품목이 200개뿐이어도 공정이 여러 갈래로 나뉘고 합쳐지면 엑셀로 추적하기 어렵습니다. 반대로 품목이 2,000개여도 단순 조립이고 하루 한 번 집계로 충분하다면 엑셀로 버틸 수 있습니다.

제조에서 한계를 결정하는 것은 개수가 아니라 기록의 성격입니다. 얼마나 자주 갱신되고, 몇 사람이 동시에 손대고, 나중에 되짚어봐야 하는지가 결정합니다.

그래서 숫자 대신 증상으로 판단하는 편이 정확합니다.

개수가 아니라 증상으로 판단한다

한계에 도달했다는 일곱 가지 신호

1. "어느 게 최신 파일이죠?"라는 질문이 나온다

파일명이 `생산일보_최종`, `생산일보_최종_수정`, `생산일보_최종_수정2`로 늘어납니다. 누군가는 구버전을 보고 일하고 있습니다.

이 질문이 한 달에 몇 번 나오는지 세어보십시오. 주 1회 이상이면 이미 넘어간 상태입니다.

2. 두 사람이 동시에 열지 못한다

"제가 지금 열어놨으니 나중에 여세요"가 일상이 되면, 그 파일은 이미 데이터베이스가 해야 할 일을 하고 있는 것입니다.

공유 드라이브의 동시 편집 기능으로 버틸 수 있지만, 그 방식은 수식이 많은 파일에서 깨지기 쉽습니다.

3. 같은 값을 두 파일에서 다르게 본다

생산팀 파일의 실적과 자재팀 파일의 투입량이 안 맞습니다. 회의 때마다 "그 숫자가 왜 다르냐"로 시간을 씁니다.

이건 가장 위험한 신호입니다. 숫자가 안 맞기 시작하면 사람들은 시스템이 아니라 자기 파일을 믿습니다. 그러면 파일이 더 늘어나고 문제가 커집니다.

4. 취합하는 시간이 입력하는 시간보다 길다

각 라인이 각자 엑셀에 적고, 그걸 한 사람이 모아 붙입니다. 매일 아침 한두 시간씩 취합만 하고 있다면, 그 시간은 아무 가치도 만들지 않는 시간입니다.

취합 시간이 입력 시간을 넘어서면 구조가 잘못된 것입니다.

5. 파일을 만든 사람만 고칠 수 있다

수식이 여러 시트를 넘나들고, 어디를 건드리면 어디가 깨지는지 그 사람만 압니다. 그 사람이 휴가를 가면 아무도 못 고칩니다.

엑셀은 만들기 쉽지만 남이 읽기는 어려운 도구입니다. 이 문제는 파일이 정교해질수록 심해집니다.

6. 과거를 되짚어볼 수 없다

지난달 그 시점에 재고가 얼마였는지, 그 로트가 언제 어느 설비에서 나왔는지 물으면 답이 안 나옵니다. 엑셀은 대개 덮어쓰기 때문입니다.

고객사가 이력 추적을 요구하거나 클레임이 들어오면 그때 문제가 됩니다. 추적성이 필요해진 순간 엑셀은 답이 없습니다.

7. 현장에서는 볼 수 없다

파일이 사무실 PC나 공유 드라이브에만 있습니다. 정작 데이터를 만드는 현장에서는 자기가 입력한 것이 어떻게 쓰이는지 볼 수 없습니다.

이 구조에서는 입력이 점점 부실해집니다. 현장 입장에서 입력은 그냥 추가 업무이기 때문입니다.

몇 개면 넘어가야 하는가

신호마다 무게가 다릅니다. 개수보다 어떤 신호인지가 중요합니다.

신호	성격	판단
3. 값이 안 맞는다	치명	하나만 있어도 넘어갈 시점
6. 과거를 못 본다
1. 버전이 늘어난다	누적	두 개 이상이면 검토 시작
2. 동시에 못 연다
4. 취합이 더 오래 걸린다
5. 만든 사람만 고친다	위험	당장은 굴러가지만 사람이 바뀌면 멈춤
7. 현장에서 못 본다

3번과 6번은 하나만 있어도 넘어갈 시점입니다. 값이 안 맞는 상태와 이력을 못 보는 상태는 시간이 지난다고 나아지지 않고, 오히려 틀린 데이터가 계속 쌓입니다.

나머지는 불편함의 문제입니다. 불편은 참을 수 있지만, 틀린 숫자는 참으면 손해가 커집니다.

넘어간다고 다 해결되지는 않습니다

여기서 중요한 단서를 하나 붙여야 합니다.

3번(값이 안 맞는다)이 코드 체계 문제라면, 시스템을 넣어도 그대로입니다. 같은 부품을 부서마다 다르게 부르고 있다면 그 혼란은 시스템 안으로 옮겨갈 뿐입니다.

오히려 나빠지는 경우도 있습니다. 엑셀에서는 담당자가 머릿속으로 보정하며 처리하던 것이, 시스템에서는 보정 없이 그대로 계산되기 때문입니다. 그러면 "시스템 넣고 나서 숫자가 더 이상해졌다"는 결론이 납니다.

그래서 순서는 이렇습니다.

1. 품목·BOM·공정 코드 체계를 먼저 정리한다 (예산 없이 가능)
2. 정리된 상태에서 시스템을 검토한다

1번을 건너뛰고 2번으로 가면, 시스템 구축 과정에서 결국 1번을 하게 됩니다. 그때는 화면과 로직이 이미 만들어지고 있어서 훨씬 비쌉니다.

엑셀을 버리는 것이 아니라 역할을 바꾸는 것

시스템을 넣는다고 엑셀이 사라지지 않습니다. 사라져서도 안 됩니다.

엑셀을 없애는 것이 아니라 맡길 일을 바꾸는 것

맡길 일	도구	이유
기록·이력·동시 입력	시스템	덮어쓰기가 안 되고 여러 명이 동시에 쓴다
일회성 분석·시뮬레이션	엑셀	바로 만들고 바로 버릴 수 있다
보고서 가공·외부 제출	엑셀	양식이 자주 바뀐다
정기 집계·지표	시스템	매번 같은 작업이라 자동화 이득이 크다

정리하면 기록은 시스템이, 가공은 엑셀이 맡는 구조입니다. 시스템에서 데이터를 내려받아 엑셀로 분석하는 방식이 가장 오래갑니다.

실제로 시스템 도입에 성공한 회사에서도 엑셀 사용량은 크게 줄지 않습니다. 다만 엑셀에 원본이 없어질 뿐입니다. 그 차이가 전부입니다.

정리

엑셀에서 넘어갈 시점은 파일 개수나 품목 수로 정해지지 않습니다.

숫자가 안 맞기 시작했거나, 과거를 되짚어볼 수 없게 됐다면 그때가 선입니다. 나머지 신호들은 불편의 문제이고, 견딜 수 있는 동안은 견뎌도 됩니다.

그리고 넘어가기 전에 코드 체계를 정리하십시오. 그것 없이 넘어가면 같은 문제를 더 비싼 곳으로 옮기는 일이 됩니다.

 

다음 글에서는 자동화를 만들어놓고도 결국 손으로 돌아가게 되는 과정을 다루겠습니다.