엑셀의 한계는 엑셀에 있지 않습니다

"엑셀 한계"를 검색하면 답이 하나로 모입니다. 갈아타라는 것입니다. 불일치가 생기고, 파일이 갈라지고, 추적이 안 되니 시스템을 넣으라고 합니다.

틀린 말은 아닙니다. 다만 그 글들을 쓰는 쪽이 대부분 시스템을 파는 회사입니다. 그러니 "아직 안 넘어가도 되는 경우"는 거기서 다뤄지지 않습니다.

넘어갈 시점을 판단하는 기준은 엑셀로 버틸 수 있는 한계선에서 다뤘습니다. 이 글은 반대편을 봅니다. 아직 넘어갈 때가 아닌 회사가 그동안 무엇을 하면 되는지, 그리고 진짜 한계선이 어디에 있는지입니다.

엑셀에서 잡히는 것과 아닌 것

엑셀로 관리하는 회사가 겪는 문제를 열 가지로 놓고 나눠보면 성격이 확실히 갈립니다.

기록 규칙의 문제와 구조의 문제는 다르다

왼쪽 다섯은 기록 규칙의 문제입니다. 엑셀이 못 해서가 아니라 규칙을 안 정해서 생깁니다. 오른쪽 다섯은 구조의 문제입니다. 동시 편집, 변경 이력, 현장 실시간 입력, 용량. 이건 규칙으로 못 넘습니다.

중요한 건 순서입니다. 왼쪽 문제를 이유로 시스템을 검토하고 있다면, 도구를 바꿔도 같은 문제가 따라옵니다. 규칙이 없는 채로 시스템에 들어가면 그 안에서 똑같이 어긋납니다.

엑셀 안에서 잡는 방법

왼쪽 다섯 중 앞의 셋은 방법이 정해져 있습니다.

문제	방법
파일이 갈라진다	원본을 하나만 두고 공유 위치에 고정한다. 파일명에 버전 대신 날짜를 쓰고, 수정 권한은 한 사람이 갖는다
수식이 지워진다	시트 보호를 걸고 입력 셀만 열어둔다. 입력 영역과 계산 영역을 다른 시트로 나눈다
품목명이 제각각이다	품목 마스터 시트를 따로 두고, 데이터 유효성 검사로 드롭다운 선택만 허용한다

셋 다 반나절이면 됩니다. 그런데 이걸 해두지 않은 상태에서 "엑셀은 한계가 있다"고 판단하는 경우가 많습니다. 엑셀의 한계가 아니라 엑셀을 쓰는 방식의 한계인 경우입니다.

남은 둘, 재고 불일치와 로트 추적은 따로 봐야 합니다. 이 둘은 대개 "그러니까 시스템이 필요하다"의 대표 근거로 쓰이는데, 저는 다르게 봅니다.

재고 불일치는 도구의 문제가 아니다

엑셀 재고가 실물과 안 맞는다는 이유로 시스템을 검토하는 회사가 많습니다. 그런데 시스템을 넣어도 불일치는 생깁니다.

불일치는 기록과 실물이 어긋나서 생깁니다. 자재를 꺼내 쓰고 기록하지 않았거나, 불량으로 뺀 것이 반영되지 않았거나, 샘플로 나간 것이 빠졌거나. 이 중 어느 것도 도구가 막아주지 않습니다. 시스템은 입력된 것만 압니다.

그래서 어느 회사든 주기적으로 재고 실사를 합니다. 시스템을 잘 갖춘 회사도 합니다. 실사를 한다는 사실 자체가 기록만으로는 재고가 맞지 않는다는 것을 전제합니다. 시스템이 재고를 잡아주지는 못합니다.

엑셀에서 할 수 있는 건 이겁니다. 잔고 숫자를 직접 고치지 않고, 입고와 출고를 건별로 기록해서 잔고가 계산으로 나오게 합니다. 실사에서 차이가 나오면 그 차이를 지우는 게 아니라 조정 건으로 따로 기록합니다. 그러면 어긋난 양과 시점이 남습니다. 이건 시스템이 하는 일과 다르지 않습니다.

로트 추적도 엑셀로 됩니다

이쪽이 더 의외일 겁니다. 이력 추적은 시스템의 영역이라고 여겨지는데, 실제로 엑셀로 하는 곳이 있습니다.

도금처럼 공정 중에 로트가 자주 쪼개지는 업종에서도 그렇습니다. 한 건으로 들어온 자재가 조건에 따라 나뉘고, 나뉜 것이 또 나뉩니다. 추적이 가장 어려운 형태인데 엑셀로 감당합니다.

분기점마다 한 줄이면 추적은 성립한다

구조는 단순합니다. 분기가 일어나는 순간마다 한 줄을 남깁니다. 언제, 어느 로트에서, 어디로, 얼마나. 이 네 가지가 한 시트에 계속 쌓이면 나중에 필터로 거꾸로 따라갈 수 있습니다. 쪼개진 것이 또 쪼개져도 규칙은 같습니다.

이걸 가능하게 하는 건 엑셀의 기능이 아닙니다. 분기점이 어디인지 정확히 알고, 그 순간을 놓치지 않고 적는 습관입니다. 프로세스가 그렇게 갖춰져 있으면 도구는 엑셀이어도 됩니다. 반대로 그 습관이 없으면 시스템을 넣어도 빈칸이 생깁니다.

그럼 한계선은 어디인가

여기가 이 글에서 가장 하고 싶은 말입니다. 한계선은 엑셀에 있지 않고 사람의 처리량에 있습니다.

로트 기록이 무너지는 지점은 정해져 있습니다. 생산 물량이 한 사람이 감당할 수 있는 선을 넘어가는 때입니다. 생산하랴 기록하랴 정신이 없어지면 기록이 먼저 밀립니다. 도구가 무엇이든 같습니다.

그리고 이 대목에서 오해가 자주 생깁니다. 기록이 빠지면 대개 담당자 탓을 합니다. 귀찮아서, 성의가 없어서라고 봅니다.

저는 그렇게 보지 않습니다. 사장이나 공장장이 그렇게 강조하는데도 계속 빠진다면, 그건 태도의 문제로 보기 어렵습니다. 닦달해서 될 일이었으면 벌써 됐을 겁니다. 반복해서 누락된다는 건 그 사람이 감당할 수 있는 양을 넘었다는 신호입니다.

그래서 판단 기준은 이렇게 바뀝니다. "엑셀이 버티는가"가 아니라 "기록하는 사람이 버티는가"입니다. 후자가 무너지고 있다면 그때는 도구를 바꾸거나, 사람을 늘리거나, 기록 자체를 현장에서 자동으로 잡는 방법을 찾아야 합니다.

그래도 넘어가야 하는 경우

버티는 것이 항상 답은 아닙니다. 앞의 표에서 오른쪽에 있던 다섯 가지는 규칙으로 해결되지 않습니다.

• 여러 사람이 동시에 써야 한다: 한 명이 열면 나머지가 기다리는 구조는 인원이 늘면 바로 막힙니다
• 누가 언제 무엇을 고쳤는지 남아야 한다: 고객사 요구나 인증 때문에 필요하다면 엑셀로는 어렵습니다
• 현장에서 발생 즉시 입력해야 한다: 하루 뒤에 몰아서 넣는 것으로 부족한 업무라면 도구가 바뀌어야 합니다
• 집계에 며칠씩 걸린다: 사람 손이 여러 번 들어가는 구조라면 규칙으로 줄지 않습니다
• 파일이 무거워 열리지 않는다: 데이터가 쌓이는 속도가 이미 도구를 넘어선 상태입니다

이 중 셋 이상이 해당되면 버티는 쪽이 오히려 비쌉니다. 특히 세 번째와 네 번째가 같이 오면 사람이 갈리고 있다는 뜻이라 오래 두면 안 됩니다.

정리

엑셀이 못 하는 일은 분명히 있습니다. 동시 편집, 변경 이력, 실시간 입력, 용량. 이건 규칙으로 넘을 수 없습니다.

그런데 흔히 엑셀 탓으로 돌려지는 문제들 중 상당수는 기록 규칙의 문제입니다. 파일을 하나로 두고, 입력 셀만 열어두고, 품목명을 마스터에서 고르게 하는 것만으로 정리됩니다. 재고와 로트도 규칙만 있으면 엑셀 안에서 성립합니다.

진짜 한계선은 기록하는 사람이 감당할 수 있는 양입니다. 거기가 넘어갔는지를 보는 것이 첫 번째 기준입니다. 도구를 먼저 보면 순서가 바뀝니다.

넘어가기로 했다면 무엇부터 도입할지가 다음 질문입니다. 현장 기록이 문제라면 MES 쪽, 재고와 원가가 문제라면 ERP 쪽이 먼저인 경우가 많습니다. 판단 기준은 MES 먼저냐 ERP 먼저냐에 정리했습니다.