사내 문서를 AI에 넣기 전에 확인할 것

회의록을 요약하고, 사양서를 정리하고, 견적서를 비교하는 데 AI를 쓰는 회사가 늘고 있습니다. 실제로 시간이 크게 줄어듭니다.

그런데 제조업에서는 짚어야 할 것이 하나 있습니다. 우리가 다루는 문서 중 상당수가 우리 것이 아니라는 점입니다.

고객사에서 받은 도면, 사양서, 발주 조건. 직원과 협력사의 개인정보. 이 문서들은 우리 회사가 편의대로 처리할 권한이 없습니다.

이 글은 성능 이야기가 아니라 책임 이야기입니다.

먼저 밝혀둘 것이 있습니다. 저는 변호사가 아니며 이 글은 법률 자문이 아닙니다. 실제 계약과 법령 적용은 전문가 확인이 필요합니다.

내 손해와, 남에 대한 책임은 다른 문제다

위험의 성격이 다릅니다

AI에 문서를 넣을 때 생기는 위험은 두 종류입니다. 그리고 무게가 다릅니다.

구분	우리 정보	남의 정보
예	사내 노하우, 공정 조건, 원가	고객사 도면·사양서, 개인정보
새어나가면	경쟁력 손실	계약 위반 · 법령 위반
판단 주체	회사가 감수 여부를 정할 수 있다	회사가 정할 수 없다
결과	내부 손해	거래 중단 · 손해배상 · 제재

핵심은 판단 주체입니다. 우리 노하우는 "이 정도 위험은 감수하고 편의를 얻자"고 회사가 결정할 수 있습니다. 남의 정보는 그럴 권한이 없습니다.

그래서 이 두 가지를 같은 기준으로 다루면 안 됩니다.

1. 고객사에서 받은 자료

대부분 계약서에 조항이 있습니다

거래 계약서나 별도 비밀유지약정(NDA)에 대개 이런 취지의 조항이 들어 있습니다.

• 제공받은 자료를 계약 목적 외로 사용하지 않는다
• 제3자에게 제공하거나 공개하지 않는다
• 목적 달성 후 반환하거나 파기한다

여기서 문제가 되는 것이 "제3자에게 제공"입니다. 외부 AI 서비스에 도면을 업로드하는 행위가 여기 해당하는지가 쟁점입니다.

제가 법적으로 단정할 수는 없습니다. 다만 고객사 입장에서 그렇게 볼 여지가 충분하다는 점은 분명합니다. 그리고 이 판단은 사고가 난 뒤가 아니라 미리 정리해두어야 하는 문제입니다.

확인할 것

• 주요 거래처와의 계약서에서 비밀유지 조항을 찾아 읽어보는 것부터 시작합니다. 대개 한 페이지 안에 있습니다
• "제3자 제공 금지"가 있다면, 클라우드 서비스 이용이 예외로 되어 있는지 확인해야 합니다
• 애매하다면 고객사에 물어보는 것이 가장 확실합니다. 물어보는 행위 자체가 신뢰를 깎지 않습니다. 오히려 관리되는 회사로 보입니다

그래도 쓰고 싶다면

도면 자체를 올리지 않고 활용하는 방법이 있습니다.

• 식별 정보를 지웁니다. 고객사명, 도번, 프로젝트명을 제거하면 위험이 크게 줄어듭니다. 다만 도면 형상 자체가 기밀인 경우에는 소용이 없습니다
• 질문만 합니다. "이런 조건일 때 어떤 재질이 적합한가" 같은 일반적 질문은 문서를 올리지 않고도 답을 얻을 수 있습니다
• 폐쇄된 환경을 검토합니다. 외부로 데이터가 나가지 않는 형태의 도입이 가능한지 알아보는 경우가 많습니다. 비용은 올라가지만 계약 문제는 해결됩니다

저도 비슷한 판단을 한 적이 있습니다. 고객사의 공정 레시피를 AI 학습에 쓰려던 때였는데, 유출 가능성을 완전히 배제할 수 없어서 특정 정보를 가린 상태로 넣었습니다. 계약서에 명시된 조항이 없더라도, 새어 나갔을 때 고객사에 설명할 수 없는 정보라면 먼저 빼고 시작하는 편이 안전합니다.

2. 개인정보와 인사 자료

여기는 계약이 아니라 법의 영역입니다

이름, 연락처, 주민등록번호, 급여, 인사평가, 건강 관련 정보. 이런 자료는 개인정보 보호법의 적용을 받습니다.

회사가 보관하고 있다고 해서 마음대로 처리할 수 있는 것이 아닙니다. 수집한 목적 범위 안에서만 쓸 수 있고, 제3자에게 제공하려면 별도의 근거가 필요합니다.

고객사 자료와 달리 이쪽은 상대방에게 물어봐서 해결할 수 있는 문제가 아닙니다.

실무에서 자주 생기는 상황

• 회의록에 참석자 이름과 연락처가 들어 있는데 그대로 요약을 시킵니다
• 급여 자료를 정리하려고 표를 통째로 붙여넣습니다
• 협력사 담당자 명단이 포함된 문서를 올립니다

세 경우 모두 본인은 개인정보를 다루고 있다고 인식하지 못합니다. 문서를 처리하고 있다고만 생각합니다.

가장 현실적인 대책

복잡한 절차를 만들 필요는 없습니다. 넣기 전에 이름과 번호를 지우는 습관 하나면 대부분 해결됩니다.

• 이름 → A, B, C 또는 직책으로 바꿉니다
• 연락처, 주민번호, 계좌번호 → 삭제합니다
• 급여·평가 자료 → 개인 식별이 되는 상태로는 올리지 않습니다

요약이나 정리를 시키는 데 실명이 필요한 경우는 거의 없습니다.

사내 규칙은 한 장이면 충분합니다

세 칸으로 나누면 대부분의 판단이 끝난다

거창한 지침서를 만들면 아무도 읽지 않습니다. 세 칸으로 나눈 표 한 장이면 됩니다.

구분	예시	처리
그냥 써도 되는 것	공개 자료, 사내 일반 문서, 초안 작성, 번역, 문장 다듬기	제한 없음
지우고 쓰는 것	이름·연락처가 든 회의록, 거래처명이 든 내부 문서	식별 정보 삭제 후 사용
넣지 않는 것	고객사 도면·사양서, 개인정보 원본, 계약서 원문	사용 금지 (필요 시 별도 승인)

여기에 두 줄만 덧붙이면 충분합니다.

• 애매하면 넣지 않는다. 판단이 안 서면 담당자에게 묻는다
• AI가 만든 결과는 사람이 확인한 뒤 사용한다

서비스 설정도 한 번 확인해 보세요

많은 AI 서비스가 입력한 내용을 학습에 사용할지 여부를 설정으로 제공합니다. 기본값이 사용하는 쪽으로 되어 있는 경우도 있습니다.

• 설정에서 학습 사용 여부를 확인하고, 필요하면 끕니다
• 업무용은 개인 계정이 아니라 회사 계정으로 씁니다. 퇴사 시 자료 정리 문제가 사라집니다
• 기업용 요금제는 데이터 처리 조건이 다른 경우가 많으니 약관을 확인하는 편이 안전합니다

다만 설정을 껐다고 해서 계약상 "제3자 제공"이 아니게 되는지는 별개 문제입니다. 이건 서비스 설정이 아니라 계약 해석의 영역입니다.

정리

AI에 문서를 넣을 때의 판단 기준은 하나입니다.

이 문서가 우리 것인가, 남의 것인가.

우리 것이면 회사가 위험을 감수할지 정할 수 있습니다. 남의 것이면 그럴 권한이 없습니다. 고객사 자료와 개인정보가 여기 해당합니다.

오늘 할 수 있는 일은 두 가지입니다. 주요 거래처 계약서의 비밀유지 조항을 한 번 읽어보는 것, 그리고 세 칸짜리 분류표를 한 장 만들어 공유하는 것입니다.

둘 다 비용이 들지 않고, 나중에 생길 수 있는 문제의 상당 부분을 미리 막습니다.

넣어도 되는 문서를 골랐다면 그다음은 결과를 어떻게 확인할지입니다. AI가 제조 현장에서 잘하는 일과 못하는 일은 제조 현장에서 AI가 되는 일과 안 되는 일에, 결과 검수 기준은 AI가 내놓은 결과, 누가 어떤 기준으로 검수하는가?에 정리했습니다.