만들어놓은 자동화가 6개월 뒤 안 쓰이는 이유

만들 때는 다들 좋아합니다. 매일 한 시간씩 걸리던 일이 몇 분으로 줄었으니까요.

그런데 6개월 뒤에 가보면 아무도 쓰지 않습니다. 파일은 그대로 있고, 담당자도 그대로인데, 다시 손으로 하고 있습니다.

물어보면 대개 이런 답이 돌아옵니다. "그냥 손으로 하는 게 빠르더라고요."

이 말은 결론이지 원인이 아닙니다. 그 앞에 반드시 거치는 과정이 있습니다.

폐기는 사건이 아니라 과정입니다

어느 날 갑자기 "이거 안 쓰기로 합시다"라고 결정하는 경우는 거의 없습니다. 자동화는 조용히, 단계적으로 버려집니다.

각 단계에서 아무도 잘못한 사람이 없다

1단계. 예외가 생긴다

자동화는 정해진 형태의 입력을 전제로 만들어집니다. 그런데 어느 날 그 형태에 맞지 않는 건이 들어옵니다.

거래처가 양식을 바꿔서 보냈거나, 급한 건이라 절차를 건너뛰었거나, 신규 품목이라 코드가 아직 없습니다. 흔한 일입니다.

2단계. 예외를 손으로 처리한다

바쁘니까 일단 그 건만 손으로 처리합니다. 합리적인 선택입니다. 자동화를 고치려면 시간이 걸리고, 지금 필요한 건 이 한 건이니까요.

여기까지는 아무 문제가 없어 보입니다. 그리고 이 지점이 가장 중요한 갈림길입니다.

3단계. 두 곳을 관리하게 된다

손으로 처리한 건은 자동화 결과에 들어 있지 않습니다. 그래서 나중에 합쳐야 합니다.

이제 담당자는 자동화가 만든 결과와 손으로 처리한 건을 둘 다 챙겨야 합니다. 어느 건이 어느 쪽에 있는지 기억해야 하고, 합칠 때 빠뜨리지 않았는지 확인해야 합니다.

예외가 한두 건일 때는 티가 안 납니다. 그런데 예외는 늘어납니다. 한 번 손으로 처리해도 된다는 걸 알았기 때문입니다.

4단계. 체감 이득이 사라진다

어느 시점부터, 자동화를 돌리고 예외를 챙기고 둘을 합치는 시간이 처음부터 손으로 하는 시간과 비슷해집니다.

여기서 담당자는 합리적인 판단을 합니다. "그냥 손으로 하자." 두 곳을 신경 쓰는 것보다 한 곳에서 다 하는 게 실제로 편하기 때문입니다.

자동화는 이렇게 폐기됩니다. 고장 나서가 아니라 이득이 사라져서입니다.

이 연쇄에서 잘못한 사람이 없습니다

다시 보면 각 단계의 선택이 전부 합리적입니다.

• 예외가 생기는 건 막을 수 없습니다
• 바쁠 때 손으로 처리하는 건 옳은 판단입니다
• 두 곳을 합치는 건 해야 하는 일입니다
• 더 빠른 방법을 택하는 건 당연합니다

그래서 이 문제는 사람을 탓해서는 해결되지 않습니다. "왜 자동화를 안 쓰냐"고 물으면 다들 정당한 이유를 댈 수 있습니다.

끊어야 할 것은 사람이 아니라 연쇄입니다.

연쇄를 끊는 세 지점

예외를 없앨 수는 없지만, 예외가 이중 관리로 번지는 것은 막을 수 있다

지점 A: 예외 처리 경로를 설계 안에 넣는다 (1 → 2 차단)

가장 근본적인 대책입니다. 예외도 같은 곳에서 처리되게 만드는 것입니다.

자동으로 처리할 수 없는 건이 들어오면, 그 건을 바깥으로 내보내지 말고 "수동 확인 필요"로 표시해서 같은 목록에 남깁니다. 사람이 값을 채워 넣으면 그 자리에서 처리가 끝납니다.

이렇게 하면 예외가 발생해도 관리해야 할 곳은 여전히 한 곳입니다. 3단계가 시작되지 않습니다.

설계 초기에 이 경로를 넣는 비용은 크지 않습니다. 나중에 붙이려면 훨씬 비쌉니다.

지점 B: 예외를 기록한다 (2 → 3 차단)

이미 만들어진 자동화라면 여기가 가장 현실적인 지점입니다.

예외를 손으로 처리할 때마다 날짜, 건수, 이유를 한 줄로 남깁니다. 종이 한 장이면 충분합니다.

이 기록이 하는 일이 세 가지입니다.

• 예외가 늘어나는 것이 눈에 보입니다. 기록이 없으면 늘어나는 줄도 모른 채 어느 날 폐기됩니다
• 어떤 예외가 반복되는지 알 수 있습니다. 같은 유형이 반복되면 그건 예외가 아니라 반영해야 할 규칙입니다
• 고칠 근거가 생깁니다. "가끔 안 맞아요"와 "지난달 23건이 이 유형이었습니다"는 다른 이야기입니다

제 경험으로는 이 기록만 시작해도 상당수가 살아납니다. 예외가 보이기 시작하면 대응이 가능해지기 때문입니다.

지점 C: 체감 이득을 측정한다 (3 → 4 차단)

"손으로 하는 게 빠르다"는 판단은 대개 느낌입니다. 실제로 재본 사람은 드뭅니다.

분기에 한 번, 두 방식의 소요 시간을 실제로 재 보세요.

• 자동화 방식: 실행 + 예외 처리 + 합치기 + 검증
• 수동 방식: 처음부터 끝까지

재보면 둘 중 하나가 나옵니다. 자동화가 여전히 빠르다면 그 숫자를 공유하는 것만으로 폐기가 멈춥니다. 정말로 수동이 빠르다면 자동화를 고쳐야 한다는 근거가 생깁니다.

어느 쪽이든 "그냥 손으로 하자"로 조용히 끝나는 것보다 낫습니다.

어디부터 손대야 하는가

세 지점 중 하나만 고르라면 지점 B, 예외 기록입니다.

지점	비용	적용 시점
A. 예외 경로 설계	설계 시 낮음 / 사후 높음	새로 만들 때
B. 예외 기록	거의 없음	지금 당장
C. 시간 측정	낮음	분기 1회

B는 종이 한 장과 습관만 있으면 됩니다. 그리고 B를 하다 보면 A와 C를 언제 해야 할지도 자연스럽게 알게 됩니다.

이미 버려진 자동화를 살릴 때

쓰지 않게 된 자동화가 있다면, 되살리기 전에 확인할 것이 있습니다.

1. 왜 안 쓰게 됐는지 담당자에게 직접 물어보는 것이 가장 빠릅니다. 대부분 정확히 기억하고 있습니다
2. 이유가 예외 때문이라면 그 예외 유형을 먼저 정리하고, 반복되는 것은 규칙으로 반영합니다
3. 이유가 규칙 변경 때문이라면 앞으로도 바뀔 부분인지 확인합니다. 계속 바뀔 규칙이라면 자동화 대상이 아닐 수 있습니다
4. 고친 뒤에는 예외 기록부터 시작합니다. 같은 연쇄가 반복되지 않도록

고치지 않고 "다시 쓰자"고만 하면 대개 몇 주 뒤에 같은 자리로 돌아옵니다.

애초에 자동화 대상으로 적합했는지부터 다시 보고 싶다면 제조 현장에서 자동화하면 안 되는 업무 4가지를 기준으로 점검해 보세요.

자동화를 걷어내고 엑셀로 돌아가는 것이 꼭 후퇴는 아닙니다. 다시 손으로 운영하는 동안 무엇을 정비해 두면 다음 시도가 덜 흔들리는지는 엑셀의 한계는 엑셀에 있지 않습니다에서 다뤘습니다.

정리

자동화가 버려지는 것은 대개 품질 문제가 아닙니다. 예외가 이중 관리를 만들고, 이중 관리가 체감 이득을 없애기 때문입니다.

예외를 없앨 수는 없습니다. 하지만 예외가 관리 대상을 둘로 나누는 것은 막을 수 있습니다.

만들 때는 예외 경로를 함께 설계하고, 이미 만들었다면 예외를 기록해 두면 됩니다. 그 두 가지가 자동화의 수명을 결정합니다.

새로 자동화를 맡긴다면 예외 경로를 요구사항 단계에서 적어두는 것이 가장 쉽습니다. 방법은 자동화를 맡길 때, "지금 하는 대로"는 요구사항이 아닙니다에 정리했습니다.